Was sind Dokumente?

Sicherheitskritische Daten müssen nicht zwingend in Form von Passwörtern vorliegen. Um die einheitliche und sichere Datenhaltung auch abseits von Passwörtern nutzen zu können, bietet der Password Safe in der Version 8 effektive Werkzeuge für den professionellen Umgang mit schützenswerten Dokumenten oder Dateien. Durch die Möglichkeit, Dokumente gemäß der Berechtigungen mit anderen zu teilen, erhält man stets den aktuellen Stand eines Dokumentes und vermeidet Redundanzen. Komplettiert wird das Modul Dokumente durch die ausgereifte Versionsverwaltung, welche sämtliche in der Vergangenheit gespeicherten Versionen eines Dokumentes erfasst und demzufolge das Zurücksetzen auf historische Versionsstände ermöglicht. Die Konfiguration der Sichtbarkeit ist analog zu den anderen Modulen an zentraler Stelle erläutert..

Hinzufügen von Dokumenten

Es gibt zwei Arten Dokumente und Dateien in Password Safe v8 zu verwalten:

  1. Erstellen einer Verknüpfung: Hierbei wird lediglich auf eine Datei verwiesen, welche lokal oder auf einem Netzlaufwerk liegt. Die Datei selbst wird nicht in der Datenbank gespeichert. Sowohl Versionsverwaltung als auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen in der Historie sind hierbei nicht möglich.
  2. Ablegen des Dokuments in der Datenbank: Die Datei wird Teil der verschlüsselten Datenbank. Sie wird innerhalb der Datenbank gespeichert und kann zukünftig selektiv gemäß der Berechtigungen den Mitarbeitern für die weitere Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden.

Dokumentenauswahl

Bei der Selektion der hochzuladenden Datei können Sie entweder über die Explorer Ansicht Ihr Dateisystem durchsuchen, oder bequem per Drag & Drop Objekte hinzufügen. Letzteres gibt Ihnen die Möglichkeit direkt mehrere Dokumente in einem Schritt zu importieren.

Versionsverwaltung

Das Herzstück einer jeden Dokumentenverwaltung ist die Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten oder Dateien zu erfassen und zu archivieren. Sämtliche Versionen eines Dokumentes können miteinander verglichen, und bei Bedarf historische Zustände wiederhergestellt werden. Password Safe stellt diese Funktionalität über die Historie sowohl in der Ribbon, als auch im Footerbereich der Detailansicht eines Dokumentes zur Verfügung. Diese ist analog zur Historie von Passwörtern anwendbar. Das Zusammenspiel aus dem dokumentspezifischen Ereignislogbuch und der Historie bietet in der Summe eine lückenlose Auflistung jeglicher Informationen, welche Relevanz im Umgang mit sensiblen Daten aufweisen. Mit der Versionsverwaltung lassen sich beliebige historische Versionen eines Dokuments wiederherstellen.

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