Das Wechseln von Formularen

In manchen Fällen kann es notwendig sein, dass man das Formular eines Datensatzes wechselt. In diesen Fällen geht es meistens um Konsolidierungen von bestehenden Daten oder Anpassungen an etwaige Änderungen in Bezug auf die Datenstruktur. Die Funktionalität sind in der Ribbon unter “Extras/Einstellungen” verfügbar.

Im nachfolgenden Schaubild ist der Dialog einsehbar, welcher das “Mapping” der Formularfelder des bisher genutzten Formulars mit denen des neuen Formulars gegenüberstellt. Hier wird versucht einen Datensatz, welcher bisher dem Formular “Internetseite” zugehörig war, auf das Formular “Passwort” (rechts) zu “mappen”.

Das Dropdown Menü ermöglich die Auswahl des Ziel-Formulars. Im Unteren Bereich erfolgt die Gegenüberstellung von aktuellen und neuen Formularfeldern.

  • Grüne Markierungen kennzeichnen Felder, welche bereits im neuen Formular zugewiesen wurden
  • Rote Markierungen kennzeichnen Felder ohne Zuweisung

Auswirkungen von Anpassungen an Formularen auf bestehende Datensätze

Grundsätzlich gilt die Ausgangssituation, dass Änderungen an Formularen bestehende Datensätze nicht betreffen. Das bedeutet, dass ein Datensatz, welcher mit einem bestimmten Formular erstellt wurde, auch nach der Anpassung/Änderung dieses Formulars keine Änderung erfährt. Er verbleibt in seinem Originalzustand. Dennoch gibt es Methoden, wie Anpassungen an Formularen auch in bereits bestehende Datensätze übernommen werden können. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

Formular wechseln

Betätigt man (wie im vorherigen Kapitel erwähnt) den Button “Formular wechseln”, wird als Standard das bereits vorhandene Formular gesetzt. Wurde dieses nun zwischenzeitlich geändert, wird direkt das neue Formularfeld angezeigt und nach dem Speichern übernommen.

Formularänderungen auf Passwörter anwenden

Die Einstellung “Formularänderungen auf Passwörter anwenden” ermöglicht, dass Änderungen an Formularen erzwungen werden. Dies wird wirksam beim Bearbeiten des Datensatzes! Es ist hierbei unerheblich, ob am Datensatz Veränderungen vorgenommen wurden. Allein das erneute Bearbeiten und Speichern des Datensatzes führt die Anpassung des Formulars herbei.

Folgende Berechtigungen/Konfigurationen müssen gegeben sein:

  • Der Benutzer, welche die Änderung vornehmen will, benötigt Leserecht auf das Formular
  • Man benötigt Schreibrechte auf den Datensatz (sowie die anzupassenden Formularfelder)
  • Versiegelte und sichtgeschützte Datensätze bleiben unangetastet

Fazit

Beiden Varianten gemeinsam ist, dass Anpassungen an Formularen nicht automatisiert herbeigeführt werden können. Bereits bestehende Datensätze werden also nicht automatisch angepasst. Es muss demnach manuell die Änderung übernommen werden. Im ersten Fall ist der manuelle Schritt die Nutzung der Funktion “Formular wechseln”. Im zweiten Fall genügt schon das Bearbeiten und Speichern des Datensatzes.

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