Das Wechseln von Formularen

In manchen Fällen kann es notwendig sein, dass Sie das Formular eines Datensatzes wechseln. Die Funktionalität finden Sie in der Ribbon unter Extras/Einstellungen verfügbar.

Der Wechsel eines Formulars macht es nötig, die Felder des alten Formulars denen des neuen Formulars zuzuweisen. Hier wird beispielhaft versucht, einen Datensatz basierend auf dem Formular Internetseite, auf das Formular Passwort” (rechts) zu “mappen”. Dies geschieht über folgenden Dialog.

Wählen sim im Dropdown das Ziel-Formular aus. Im Unteren Bereich erfolgt die Gegenüberstellung von aktuellen und neuen Formularfeldern.

  • Grüne Markierungen kennzeichnen Felder, welche bereits im neuen Formular zugewiesen wurden
  • Rote Markierungen kennzeichnen Felder ohne Zuweisung

Relevante Rechte

Sie benötigen folgende Optionen um Formular zu wechseln.

Benutzerrecht

  • Kann Formular eines Passworts wechseln

Auswirkungen von Anpassungen an Formularen auf bestehende Datensätze

Grundsätzlich gilt die Ausgangssituation, dass Änderungen an Formularen bestehende Datensätze nicht betreffen. Das bedeutet, dass ein Datensatz, welcher mit einem bestimmten Formular erstellt wurde, auch nach der Anpassung/Änderung dieses Formulars nicht geändert wird. Dennoch gibt es Methoden, wie Anpassungen an Formularen auch in bereits bestehende Datensätze übernommen werden können:

Formular wechseln

Sie können über den Button Formular wechseln den Datensätzen das geänderte Formular einfach zuweisen.

Formularänderungen auf Passwörter anwenden

Die Einstellung Formularänderungen auf Passwörter anwenden ermöglicht, dass Änderungen an Formularen erzwungen werden. Dies geschieht beim Bearbeiten des Datensatzes. Es ist hierbei unerheblich, ob am Datensatz Veränderungen vorgenommen wurden. Sobald Sie den Datensatzes speichern wird ihm das neue Formular zugewiesen.

Folgende Berechtigungen/Konfigurationen müssen gegeben sein:

  • Der Benutzer, welche die Änderung vornehmen will, benötigt Leserecht auf das Formular
  • Auf den Datensatz (sowie die anzupassenden Formularfelder) sind die Rechte “Lesen”, “Schreiben”, “Löschen” und “Berechtigen” nötig.
  • Versiegelte und sichtgeschützte Datensätze bleiben unangetastet

Fazit

In beiden Varianten werden Anpassungen an Formularen nicht automatisiert herbeigeführt. Bereits bestehende Datensätze werden nicht automatisch angepasst. Die Änderungen müssen manuell übernommen werden. Im ersten Fall ist der manuelle Schritt die Nutzung der Funktion Formular wechseln. Im zweiten Fall genügt schon das Bearbeiten und Speichern des Datensatzes.

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