Datensatz hinzufügen
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Um einen neuen Datensatz hinzufügen zu können, wählen Sie als erstes den Ordner aus, in dem der neue Datensatz angelegt werden soll. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste einen Ordner an. Im rechten Bereich wird nun der Ordnerinhalt angezeigt.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich und wählen Sie im Kontextmenü "Datensatz hinzufügen". Es öffnet sich dann ein neues Fenster zum Erfassen des neuen Datensatzes. Je nach gewähltem Ordner und zugeordnetem Formular, können Sie verschiedene Daten eingeben.
Folgend eine Übersicht der wichtigsten Bereiche zum Erfassen von Datensätzen:
Allgemeine Daten Abgelegt in Ordner Dort werden alle Ordner aufgelistet, mit denen der Datensatz verknüpft wird, oder bereits verknüpft ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts um direkt zu den Verknüpfungen zu gelangen. Dort können dann auch Verknüpfungen hinzugefügt, editiert, oder gelöscht werden.
Gültig bis Hiermit können Sie die Gültigkeit des Datensatzes bestimmen. Sobald Sie den Haken setzen, können Sie das Datum für die Gültigkeit des Datensatzes setzen. Außerdem werden Sie gefragt, ob hierfür eine Aufgabe erzeugt werden soll. Die Aufgabe können Sie beim Speichern editieren. Weitere Informationen zu Aufgaben, finden Sie im Kapitel "Aufgaben".
Verfällt alle X Tage Hiermit können Sie festlegen, wie viele Tage ein Datensatz gültig ist. Über die Schaltfläche rechts können Sie die das Datum auf den Zielwert setzen lassen. Dabei werden auch die Resttage entsprechend neu berechnet.
Resttage Zeigt die Resttage an, bis der Datensatz abläuft.
Kommentare Kommentare und Notizen Fügen Sie hier beliebig lange Texte ein. Die Kommentare werden auch im Detailbereich in der Liste angezeigt.
Tags Geben Sie in diesem Feld beliebige Suchbegriffe ein. In der Liste können Sie dann auch nach diesen Tags suchen und so den Datensatz leichter finden.
Eigene Felder Sie können je Datensatz beliebig viele eigene Felder anlegen und so den Datensatz individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Feld hinzufügen", um eigene Felder anzulegen. Auch ist es möglich, für einen Ordner "Eigene Felder" bereits als Vorlage zu hinterlegen. Weitere Informationen zu diesen Vorlagen finden Sie im Kapitel "Ordner bearbeiten".
Es gibt für eigene Felder 3 verschiedene Feldtypen:
Sollten Sie weitere Feldtypen benötigen, so können Sie auch das Formular direkt editieren, oder ein neues Formular für einen bestimmten Anwendungszweck anlegen. Weitere Informationen zu Formularen finden Sie im Kapitel "Formulare".
Legen Sie anschließend die Daten des neuen Feldes fest.
Feldbeschriftung Dies ist die Beschreibung die vor dem Eingabefeld angezeigt wird.
Feldname Dies ist die eindeutige Identifizierung des Feldes. Der Feldname darf je Ordner nur einmal vorkommen. Der Feldname wird auch als Variablenname, z.B. für die Passworteintragung, verwendet. Wählen Sie also einen passenden und aussagekräftigen Namen. Achten Sie darauf, dass hier keine Sonderzeichen und Umlaute verwendet werden können.
Feldtyp Der Feldtyp wird anhand des von Ihnen ausgewählten Feldtyps bereits voreingestellt und kann nicht geändert werden.
Pflichtfeld Aktivieren Sie diese Option, wenn das neue Feld ein Pflichtfeld ist. Der Datensatz kann dann nur gespeichert werden, wenn das Feld ausgefüllt wurde.
Internet Link (URL) Ist das Feld für eine Internet-Adresse, so aktivieren Sie diese Option. Es stehen dann zusätzliche Funktionen bei diesem Feld zur Verfügung (z.B. direkter Aufruf im Browser).
EMail-Adresse Handelt es sich bei diesem Felder um einem EMail-Adresse, so aktivieren Sie diese Option. Es stehen dann zusätzliche Funktionen bei diesem Feld zur Verfügung (z.B. EMail-Versand).
Verknüpfungen Hier sehen Sie, mit welchen anderen Daten der aktuelle Datensatz verknüpft ist. Verknüpfungen sind sehr praktisch, da dadurch Redundanzen, also doppelte Datenhaltung, vermieden wird. Ordner, Anwendungen, Labels, usw. können so mehrfach für verschiedenste Datensätze verwendet werden.
In der Liste werden gruppiert Nach den verschiedenen Arten (Ordner, Dokumente, Favoriten, Label, Anwendungen), alle Verknüpfungen des aktuellen Datensatzes angezeigt. Um weitere Verknüpfungen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Verknüpfung hinzufügen".
Datensätze können so mit beliebig vielen Ordnern, Anwendungen, usw. verknüpft werden, ohne Daten mehrfach anlegen zu müssen. Wird also ein Passwort in mehreren Ordnern benötigt, z.B. weil ein Mitarbeiter auf die andere Ordnerstruktur keinen Zugriff hat, so reicht es, das Passwort zusätzlich mit dem Ordner zu verknüpfen, welcher vom Mitarbeiter eingesehen werden kann.
Folgende Möglichkeiten stehen zur Zeit zur Verfügung Ordner Hiermit verknüpfen Sie den Datensatz mit beliebigen Ordnern.
Dokumente Hiermit verknüpfen Sie den Datensatz mit beliebigen Dokumenten. Die Dokumente sind dann auch direkt in der Passwortliste im Detailbereich zum jeweiligen Datensatz, auf dem Reiter "Anhang / Dokumente" ersichtlich und können dort direkt bearbeitet, oder darauf zugegriffen werden.
Favoriten (je Benutzer) Jeder Benutzer kann seine Datensätze als Favorit markieren. Dies ist je Benutzer eine persönliche Einstellung und wirkt sich somit nicht auf andere Benutzer aus. Favoriten haben eine grüne Kennzeichnung in der Datensatzliste, dadurch ist auch eine Sortierung oder Gruppierung möglich. Außerdem kann ein Suchordner "Favoriten" angelegt werden, in dem alle als Favoriten markierten Datensätze aufgelistet werden.
Label Mit Label können Sie Datensätze farblich markieren und so Datensätze kategorisieren.
Anwendung Wenn Sie Anwendungen verknüpfen, so steht der Datensatz für die automatische Passworteintragung dieser Anwendung zur Verfügung.
Beispiele für die manuelle Erfassung von Anwendungen finden Sie unter folgenden Kapiteln: Passworteintragung mit Internet Explorer Passworteintragung mit Firefox
Anwendung: Internet Explorer Hiermit können Sie direkt eine neue Website im Internet Explorer erfassen und als Anwendung anlegen und diese anschließend direkt verknüpfen. Die Schritte sind hierbei stark verkürzt und direkt auf den Internet Explorer angepasst, so dass es wesentlich leichter ist, schnell eine Internetseite auszulesen und die Formularfelder automatisiert zu füllen.
Sie können nun die Formularfelder einer geöffneten Internetseite im Internet Explorer auslesen. Password Safe ordnet schon automatisch Felder zu. Es kann auch vorkommen, wie in diesem Beispiel, dass die Zuordnung nicht korrekt ist. Entfernen Sie die Felder, welche Sie nicht benötigen. Führen Sie einen Rechtsklick auf die Zeile aus, welche Sie löschen möchten. Anschließend erscheint ein Kontextmenü, in welchem Sie die Aktion "Feld löschen" auswählen können. Sollten die Felder nicht automatisch eingelesen werden, bzw. sollte die Liste leer sein, entfernen Sie den Haken links unten "Nicht zugeordnete Felder löschen" und klicken Sie anschließend auf den Button "Felder laden" im oberen Bereich. Anschließend werden die Felder der Internetseite nochmal neu eingelesen. In der Spalte "Wert (Zuordnung)" können Sie sehen, welche Daten eingetragen werden. Mit einem Doppelklick können Sie den Wert der Zuordnung ändern, bzw. hinzufügen.
Tipp: Wenn Sie nicht wissen, welches Feld gemeint ist, so können Sie die Internetseite neben Password Safe platzieren und beim Wechsel der Felder werden diese im Browser farblich hervorgehoben.
Mit einem Doppelklick können Sie die Zuordnung, also welche Daten in welches Feld eingetragen werden konfigurieren. Der Name des Feldes können Sie in den Formulareigenschaften ablesen. Sollte der Datensatz bereits mit einer Anwendung verknüpft sein, so wie es hier der Fall ist, können Sie die Felder auch bequem über den Button "Verfügbare Variablen anzeigen" auswählen. Da Password Safe hier schon die Felder richtig ermittelt hat, fällt dieser Schritt der manuellen Zuordnung weg.
URL Hier wird die URL angezeigt, auf welchem das Feld gefunden wurde. Eine manuelle Änderung ist nicht möglich.
Feld-Typ Hier wird der Feld-Typ angezeigt. Eine manuelle Änderung ist nicht möglich.
Feld-ID Dies ist die ID des ermittelten Feldes. Über reguläre Ausdrücke können hier auch zufallsgenerierte Felder korrekt zugeordnet werden.
Feld-Name Dies ist der Name des ermittelten Feldes. Über reguläre Ausdrücke können hier auch zufallsgenerierte Felder korrekt zugeordnet werden.
Feld-Wert Über den Feld-Wert können Sie direkt Daten aus dem Datensatz zuordnen. Die funktioniert über Variablen. Geben Sie entweder den Feld-Wert direkt ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld und wählen Sie Variablen aus, die beim Datensatz zur Verfügung stehen. Die Zuordnung von Variablen ist aber erst möglich, wenn die Anwendung bereits mit einem Datensatz verknüpft ist.
Nachdem die nicht benötigten Felder entfernt wurden, bleiben folgende Felder für die automatische Eintragung übrig. Schließen Sie den Dialog, in dem Sie auf "Speichern" klicken.
Die automatische Eintragung selbst funktioniert bereits, wenn Sie jetzt den Anwendungs-Dialog mit "Speichern" beenden. Nach dem beenden des Dialogs befinden Sie sich wieder beim Datensatz. Beenden Sie den Dialog mit "Speichern" und rufen Sie die Internetseite neu auf. Anschließend trägt Password Safe die Daten automatisch ein.
Verknüpfungen bearbeiten und entfernen Bereits erstellte Verknüpfungen können auch wieder gelöscht werden. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Verknüpfung in der Liste und wählen im Kontextmenü "Verknüpfung entfernen".
Auch können manche Verknüpfungen direkt bearbeitet werden. Wenn Sie z.B. eine Anwendung anpassen möchten, können Sie direkt über das Passwort auf die Anwendung zugreifen und diese bearbeiten, ohne den Umweg über "Anwendungen verwalten".
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